Terugvinden in minuten. Niet in uren.
Iemand loopt rond, iemand belt, iemand koopt het maar opnieuw omdat wachten duurder is dan bestellen. Bedrijfsmiddelen verdwijnen zelden echt, ze zijn alleen niet vindbaar. STOCKflow maakt van zoeken een gerichte handeling.
We meten eerst hoeveel tijd zoeken nu kost. Zonder dat getal is elk resultaat achteraf een mening.
Herken je dit?
Bij assets is het probleem zelden de aanschaf. Het is de tijd die erin gaat zitten om ze terug te vinden. Dat speelt bij technische dienstverlening en bij verhuur, en overal waar gereedschap en dragers rondgaan.
- Gereedschap komt niet terug en niemand weet wie het als laatste had.
- Middelen staan op een verkeerde afdeling en duiken maanden later op.
- De periodieke telling kost dagen en is de week erna alweer achterhaald.
- Er staan reserve-exemplaren omdat wachten duurder is dan bijkopen.
- Van de inspectie- of onderhoudsstatus is niet terug te vinden wanneer die verliep.
- Rolcontainers en kratten raken zoek in de keten en worden afgeschreven.
Wat het kost
Wat zoeken naar hulpmiddelen per jaar kost
Medewerkers
Minuten zoeken per dag
Werkdagen
Per jaar
958 uur
Gerekend met euro per uur, en met het deel van de theoretische winst dat je in de praktijk haalt:
- Conservatief
- 383 uur17.250 euro per jaar
- Verwacht
- 575 uur25.875 euro per jaar
- Potentieel
- 767 uur34.500 euro per jaar
Rekenvoorbeeld op basis vanvijfentwintig medewerkers die gemiddeld tien minuten per dag zoeken, op 230 werkdagen. Dat is één op de vijftig minuten van een werkdag. Geen meting bij een klant. De getallen zijn aanpasbaar: zet je eigen situatie erin en de uitkomst rekent mee.
Hoe terugvinden werkt
Twee dingen tegelijk: weten waar iets voor het laatst is gezien, en het daarna gericht kunnen vinden.
01 / Elk middel een eigen label
Een tag met een uniek nummer, gekozen op het materiaal. Voor gereedschap en kleine metalen objecten bestaan aparte labels; welke werkt, blijkt uit een test.
02 / Laatste waarneming vastleggen
Bij uitgifte, bij een doorgang of tijdens een rondje met de handheld. Je weet daarna waar iets was en wanneer, ook zonder dat er permanent iets meekijkt.
03 / Gericht zoeken
In de app kies je het object en de handheld wordt warmer als je dichterbij komt. Een zoektocht van een half uur wordt een gang doorlopen.
Wat RFID bij assets wél en níét doet
Wat RFID bij assets wél en níét doet
Wel
- Gericht terugvinden binnen een ruimte of zone, met warmer en kouder
- Zoneherkenning: in welk deel van het gebouw is dit gezien
- De laatste waarneming: waar, wanneer, bij welke handeling
- Uitgifte en retour in één handeling registreren, zonder lijst
- Verhuur als eigen stroom: uitgifte, looptijd, inname, ook bij een gedeeltelijke retour
- Onderhoud en reparatie: werkorder, inspectie met meetwaarden, en de onderdelen erbij
- Een termijn per object: na zoveel uur, kilometer of maanden komt het onderhoud terug
- Per object de historie: welke handeling wanneer, en waar het toen was
Niet
- Een exacte realtime locatie op de kaart, zoals bij een volgsysteem met batterijen
- Objecten volgen die het pand uit zijn, tenzij daar ook leespunten staan
- Zonder test garanderen dat een sleutelbos of een klein metalen stuk gereedschap goed leest
- Melden dat iets weg is, als er geen leesmoment in het proces zit
Dit is de belangrijkste verwachting om vooraf recht te zetten. RFID is geen realtime kaart met stipjes. Het is gericht terugvinden en een laatste waarneming, en dat is voor de meeste zoektochten precies genoeg. Wie stipjes op een kaart nodig heeft, heeft een ander en aanzienlijk duurder systeem nodig, en dat zeggen we liever nu dan achteraf.
Wat er in de praktijk verandert
Gereedschap dat er 's ochtends is
De ploeg begint niet met zoeken maar met werken. Wat gisteren is meegenomen staat op naam, dus je weet bij wie je moet zijn.Uitgifte zonder lijst
De bak gaat langs de lezer en de uitgifte staat geboekt. Niemand hoeft een paraaf te zetten of een regel in te typen.Onderhoud dat zich meldt
Een termijn per object, dus de keuring komt naar je toe. Geen map die niemand opent en geen apparaat dat er net door valt.Terugvinden in plaats van bijbestellen
Een asset die niet weg is maar verlegd, koop je niet opnieuw. Dat is de post die het snelst terugverdient.
Past dit bij jouw situatie?
Bij kleine aantallen kostbare assets wint een goede afspraak het vaak van techniek.
- Omvang
- 25 tot 500 medewerkers
- Objecten
- Vanaf ongeveer honderd te volgen middelen
- Proces
- Middelen die circuleren tussen mensen of locaties
- Materiaal
- Metaal kan, maar vraagt een specifiek label
Zo bewijzen we het: een kleine, betaalde Proof of Value
Eén assetcategorie, één locatie, een beperkte groep gebruikers. We meten zoektijd en vindpercentage voor en na.
Scope
- Eén assetcategorie of dragertype
- Eén locatie of afdeling
- Tijdelijke labels, per materiaal gekozen
- Zoeken met een handheld door een beperkte gebruikersgroep
- Zoektijd en vindpercentage voor en na, plus de uitzonderingen
Go of no-go
Na de testperiode weet je hoeveel zoektijd er echt af ging en welk deel van de objecten betrouwbaar leest. Blijkt een deel niet te werken, bijvoorbeeld het kleine metalen gereedschap, dan staat dat in het rapport en beslis je op basis daarvan.
Wat je waarschijnlijk denkt
Kunnen jullie realtime precies zien waar alles ligt?
Nee, en iedereen die dat wel belooft met passieve RFID vertelt niet het hele verhaal. Wat je krijgt is de laatste waarneming plus gericht zoeken: je weet in welke zone iets is gezien en de handheld brengt je er vervolgens naartoe. Voor het overgrote deel van de zoektochten is dat genoeg. Wil je echt stipjes op een plattegrond, dan heb je actieve tags met batterijen nodig en dat is een ander project met een andere prijs.
Ons gereedschap is van metaal, werkt dat wel?
Met een gewoon label niet. Er bestaan tags die speciaal voor metaal zijn gemaakt, met een afstandhouder ertussen. Die werken, maar de leesafstand is korter en de prijs hoger. Bij klein gereedschap en sleutels is de uitkomst per object anders, dus daar testen we het gewoon. Als iets niet betrouwbaar leest, staat dat in het Proof of Value-rapport.
Levert dit genoeg op voor onze omvang?
Reken het eerst zelf na. Bij vijfentwintig mensen die tien minuten per dag zoeken loopt het op tot bijna duizend uur per jaar, maar bij vijf mensen met een goed geordende werkplaats is dat een heel ander verhaal. Als de som te dun is, zeggen we dat en houdt het op.